Kopia zapasowa Microsoft 365 — czy potrzebna?

Microsoft odpowiada za dostępność usługi. Jeżeli centrum danych ma awarię, usługa działa dalej z innej lokalizacji, a kopie infrastrukturalne są po stronie dostawcy. To realne zabezpieczenie, ale dotyczy platformy, a nie Twoich danych w rozumieniu, o które pytają firmy.

Różnica jest prosta. Dostawca chroni przed tym, że usługa przestanie działać. Nie chroni przed tym, że ktoś usunie skrzynkę, nadpisze plik albo pomyli się przy migracji danych. To drugie zdarza się znacznie częściej i wtedy potrzebujesz własnej kopii, do której masz dostęp niezależnie od stanu usługi.

Krótko: chmura trzyma Twoje dane bezpiecznie, ale nie jest archiwum, do którego wracasz po błędzie.

Microsoft 365 ma mechanizmy retencji, które w wielu sytuacjach ratują. Usunięte elementy poczty i pliki trafiają na pewien czas do koszy i obszarów do odzyskania, historia wersji pozwala cofnąć zmiany w dokumentach, a skrzynki po odebraniu licencji mogą być przez ograniczony czas odtwarzalne.

Granice są dwie i obie mają znaczenie. Pierwsza to czas: okresy retencji liczą się w dniach lub tygodniach, zależnie od konfiguracji, i po ich upływie dane znikają. Druga to zakres: retencja działa w obrębie tego samego konta i tenanta. Jeżeli dane znikną razem z kontem, mechanizmy platformy nie mają z czego odtworzyć.

Praktyczny wniosek: retencja jest zabezpieczeniem na krótkie potknięcia, a nie planem odtworzenia. Plan wymaga kopii poza platformą.

Trzy scenariusze widzimy najczęściej. Pierwszy to odejście pracownika, po którym okazuje się, że część dokumentów i ustaleń była tylko w jego skrzynce, a skrzynka została usunięta razem z licencją.

Drugi to pomyłka w synchronizacji. Folder firmowy zostaje usunięty na komputerze, zmiana propaguje się do chmury i znika także tam. Historia wersji pomaga, ale tylko przez określony czas i tylko dla plików, które w ogóle były nią objęte.

Trzeci to zaszyfrowanie danych. Oprogramowanie szantażujące potrafi przejść przez synchronizowane pliki szybciej, niż ktokolwiek zauważy — jeśli kopia jest podłączona do tego samego konta, zostanie zaszyfrowana razem z nimi. Dlatego kopia musi mieć osobne dane dostępowe.

Zakres dobiera się do tego, co realnie krytyczne, a nie do tego, co da się objąć. Najczęściej oznacza to cztery obszary.

• Exchange Online — poczta, kalendarze, kontakty. To pierwszy obszar, bo tam zwykle leżą ustalenia, których nie ma nigdzie indziej.
• SharePoint i OneDrive — dokumenty i pliki, z uwzględnieniem bibliotek, do których pracownicy wrzucają wszystko bez selekcji.
• Teams — jeśli zespół pracuje w kanałach, kopia powinna objąć pliki i historię rozmów, a nie tylko sam czat.
• Konfiguracja i ustawienia — struktura bibliotek, uprawnienia i reguły, żeby odtworzenie nie oznaczało odbudowywania wszystkiego ręcznie.

Ważne, żeby kopia miała własne konto administracyjne, inne niż to, na którym pracuje firma, i leżała w innym miejscu niż dane źródłowe. Inaczej odtwarzanie po przejęciu konta nie ma sensu, bo kopia znika razem z dostępem.

Przy kopii M365 trzeba ustalić dwie rzeczy: na jak długo przechowujemy dane i jak głęboko w czasie pozwalamy się cofnąć. W firmach, w których dokumenty mają wartość także po latach, kopia obejmująca ostatnie tygodnie nic nie wnosi.

Druga rzecz jest ważniejsza i częściej pomijana: test odtwarzania. Kopia, której nikt nie przywrócił, jest obietnicą. Test polega na realnym odzyskaniu wybranej skrzynki albo biblioteki i sprawdzeniu, czy dokumenty otwierają się poprawnie, czy uprawnienia się zgadzają i czy przypadkiem nie odtwarzamy wersji sprzed roku.

To samo podejście stosujemy przy kopiach serwerów — zobacz, jak wygląda wirtualizacja i odtwarzanie po awarii. Zasada jest identyczna: liczy się nie fakt zrobienia kopii, a fakt odtworzenia.

Kopia nie zastąpi licencji. Jeżeli konto pracownika zostało usunięte i firma nie ma już do niego prawa, odtworzenie danych to jedno, a przywrócenie dostępu to inna sprawa, którą trzeba rozstrzygnąć osobno.

Nie zastąpi też reguł porządkowych. Jeśli dane są rozłożone chaotycznie i każdy trzyma kopie u siebie, sam backup tego nie uporządkuje — będzie tylko wiernym odbiciem bałaganu. Podobnie nie chroni przed sytuacją, w której pracownik ma prawo usunąć dokument i z tego prawa korzysta. To kwestie organizacyjne i prawne, których nie rozstrzygamy — nasza rola to warstwa techniczna: gdzie leżą dane, kto ma do nich dostęp i jak je odtworzyć.

Zacznij od jednego pytania: gdyby dziś zniknęła skrzynka osoby, która odeszła w zeszłym tygodniu, co byłbyś w stanie odzyskać? Odpowiedź najczęściej pokazuje, że potrzebna jest kopia poczty i bibliotek.

Dalej ustalamy zakres, czas przechowywania i sposób sprawdzania, że kopia działa. Wdrożenie podpinamy do istniejącego środowiska Microsoft 365 — bez zatrzymywania pracy i bez przenoszenia danych, bo kopia działa obok, nie zamiast.

Zakres usługi wokół Microsoft 365 opisujemy na stronie wdrożeń Microsoft 365, a kwestie kopii poza chmurą — w tym off-site i kopie serwerów — na stronie chmury dla firm. Jeśli chcesz sprawdzić swój przypadek, napisz do nas przez stronę kontaktu.